Controllo di gestione su Notion: come costruire la dashboard per la tua agenzia

Struttura dei database Notion per il controllo di gestione di un’agenzia: progetti, ore, clienti, fatture e formule per margine e monte ore. Senza software aggiuntivi.

Se la tua agenzia ha già Notion, probabilmente ha anche i dati del controllo di gestione, solo sparsi: progetti in un database, ore in un foglio, fatture in un gestionale, contratti in cartelle. Il lavoro non è comprare un altro strumento, è collegare quello che hai.

Questa è la struttura che usiamo in Nest per costruire il controllo di gestione dentro il Notion OS dei clienti. Funziona perché è semplice e perché il team la aggiorna senza accorgersene.

I cinque database di base

  • Clienti. Anagrafica, referente, tipo di contratto, data di rinnovo. È la radice: tutto il resto si collega a un cliente.
  • Progetti. Uno per retainer o progetto. Campi chiave: cliente (relation), stato, canone o valore totale, data inizio, durata prevista e monte ore previsto. Quest’ultimo è il campo che quasi tutti dimenticano, ed è quello che rende possibile il controllo.
  • Team. Una riga per persona, con costo orario e ore disponibili al mese. Se la tariffa è sensibile, permessi ristretti.
  • Ore (Timesheet). Una riga per registrazione: persona, progetto, data, ore. Niente altro. Più campi aggiungi, meno lo compileranno.
  • Fatture. Importo, data emissione, data incasso prevista, stato, cliente e progetto.

    • Le formule che fanno il lavoro

  • Ore consumate (progetto): rollup della somma delle ore dal Timesheet.
  • Costo del lavoro: nel Timesheet, formula ore × costo orario della persona; poi rollup nel progetto.
  • Margine: canone − costo del lavoro.
  • Margine %: margine / canone.
  • Avanzamento monte ore: ore consumate / monte ore previsto, con 🟢🟡🔴 a soglie 70% e 90%.

    • Con queste cinque proprietà la vista tabella dei Progetti diventa un cruscotto: ordina per margine % e vedi subito i clienti peggiori.

    Le viste che servono davvero

    Non fare dieci dashboard. Ne bastano quattro: Salute progetti (per avanzamento monte ore, solo attivi), Marginalità clienti (raggruppata per cliente), Carico del team (ore del mese vs disponibili), Cassa in arrivo (fatture non incassate per mese di scadenza).

    L’unico vero ostacolo: far compilare le ore

    La dashboard è facile, il problema è che le ore siano registrate. Tre cose che funzionano:

  • Un solo punto di inserimento, già precompilato con persona e data.
  • Il rituale del venerdì: dieci minuti prima di chiudere, non di più.
  • Mostrare al team il risultato. Quando vedono che i dati servono a difendere uno scope o a decidere un’assunzione, smettono di sentirli come controllo.

    • Se il team usa già un time tracker, spesso conviene collegarlo a Notion via automazione (n8n) invece di sostituirlo.

    Quando Notion non basta

    Per la maggior parte delle agenzie sotto i 30 persone è più che sufficiente. Segnali che serve altro: migliaia di registrazioni al mese con prestazioni lente, contabilità analitica con piano dei conti, più società da consolidare.

    Da dove cominciare

  • Database Progetti con canone e monte ore.
  • Database Team con costo orario.
  • Timesheet collegato a entrambi.
  • Formule di margine.
  • Solo dopo, fatture e cassa.

    • Se vuoi questa struttura già pronta, la impostiamo e la colleghiamo ai tuoi strumenti con [Nest Core](/prezzi). Leggi anche [i 5 numeri da guardare ogni settimana](/blog/controllo-di-gestione-agenzie-numeri-settimanali) e [la previsione di cassa](/blog/previsione-cassa-break-even-agenzia).