CRM per agenzie: quale scegliere e come impostarlo davvero

Il CRM giusto è quello che il commerciale aggiorna senza che glielo ricordi. Come scegliere tra Notion, HubSpot e Pipedrive e cosa tracciare davvero.

In breve

Il CRM giusto per un'agenzia e quello che il team aggiorna davvero. Sotto i 20-30 deal aperti Notion basta; sopra serve un CRM vero (Pipedrive, HubSpot, Attio) da 15-60 euro per utente al mese. Il criterio non e la feature list: e quante persone lo compilano senza che qualcuno glielo chieda.

Il CRM giusto per un'agenzia è quello che il commerciale aggiorna senza che glielo ricordi. Tutto il resto viene dopo. La maggior parte delle agenzie sotto le venti persone non ha un problema di software: ha un processo di vendita mai scritto, quindi qualsiasi strumento diventa un elenco di nomi che invecchia. Prima decidi quali sono i tuoi stati, quanti follow-up fai e dove finiscono le offerte. Poi scegli il tool. In quest'ordine l'impostazione richiede giorni. Al contrario richiede mesi, e finisce in un foglio di calcolo.

Il nostro CRM lo abbiamo costruito noi, su Notion, e ci gestiamo la pipeline tutti i giorni. Ne costruiamo di simili per i clienti, quindi quello che leggi qui sotto è quello che facciamo, non quello che consigliamo agli altri.

Tre cose che puoi fare oggi

I punti chiave

Punto | Dettagli

L'ordine giusto | Processo di vendita prima, tool dopo

Il test di un buon CRM | Viene aggiornato senza che nessuno lo ricordi

Campi minimi | Sei. Chi ne mette venti smette di compilarli

Il campo più sottovalutato | Motivo di perdita: è l'unico che ti dice dove intervenire

Quando muore | Dopo circa tre mesi, quando aggiornarlo costa più di quanto rende

Costi | Da zero a qualche decina di euro per utente al mese, più il tempo di setup

Migrazione | Porta gli aperti, archivia lo storico. Non migrare tutto

Serve davvero un CRM a un'agenzia da dieci persone

Dipende da due cose, e te le dico entrambe perché "dipende" da solo non è una risposta.

Dipende da quante trattative aperte hai insieme e da quante persone le toccano. Sotto le quindici trattative aperte gestite da una persona sola, un foglio ben fatto regge. Il costo di un CRM in quel caso non è il software, è la disciplina di aggiornarlo, e a quel volume la disciplina non ti rende abbastanza.

Sopra le venti trattative aperte, oppure appena una seconda persona entra nel processo, il foglio smette di funzionare. Non perché sia limitato, ma perché non ha memoria di chi ha fatto cosa e quando. La domanda "questo l'abbiamo già sentito a giugno?" diventa impossibile da rispondere, e ricontattare due volte lo stesso prospect con due messaggi diversi costa più di qualunque abbonamento.

C'è un terzo caso, quello che vedo più spesso: hai poche trattative ma le perdi tutte allo stesso modo, e non sai quale. Lì il CRM non serve a gestire il volume, serve a farti vedere il tuo tasso di perdita per motivo. È il caso in cui rende di più e in cui quasi nessuno ci pensa.

Cosa deve tracciare un CRM di agenzia

Ogni campo che aggiungi abbassa la probabilità che qualcuno compili gli altri. È la cosa più controintuitiva del mestiere e la più costante.

**I sei campi minimi**, da copiare:

Campo | A cosa serve

Azienda | Chi è

Stato | Dove siamo nel processo

Prossima azione | Cosa devo fare io

Data prossima azione | Quando

Motivo di perdita | Perché non si è chiuso

Fonte | Da dove è arrivato

Con questi sei rispondi alle uniche domande che contano davvero: cosa devo fare oggi, cosa sta fermo da troppo, dove perdo, quale canale funziona.

Tutto il resto (fatturato del prospect, numero di persone, settore, prodotto suggerito) è utile ma va aggiunto dopo, quando i sei campi base vengono compilati da soli. Se li aggiungi il primo giorno, il primo giorno hai un modulo, non un CRM.

Sugli stati vale la stessa logica. Uno stato serve se cambia quello che fai dopo. "Contattato" e "Ricontattato" non sono due stati, sono lo stesso stato con un contatore. Gli stati che uso e che vedo funzionare quasi ovunque sono cinque o sei: nuovo, primo contatto fatto, call fissata, proposta inviata, chiuso vinto, chiuso perso. Su questi si innestano i follow-up, che sono un contatore, non uno stato.

Un consiglio: il campo "motivo di perdita" compilalo a mano libera per i primi due mesi, non con un menu a tendina. Poi guarda cosa hai scritto e crea le voci del menu da lì. Se parti dal menu, ti costruisci le categorie che immagini di avere, non quelle che hai. Noi lo abbiamo scoperto rileggendo i motivi scritti a mano: alcune categorie che davamo per scontate non esistevano, e ne è emersa una che non avevamo previsto.

Notion, HubSpot, Pipedrive: quando conviene ciascuno

Prima una premessa onesta. Noi usiamo Notion e ne costruiamo su Notion, quindi non è un confronto ad armi pari. Ti dico dove Notion perde, così puoi pesare il resto.

| Notion | HubSpot | Pipedrive | Foglio di calcolo

Costo indicativo | Da 0 a 20 dollari per utente al mese (verificato agosto 2026 sulla pagina ufficiale) | Il CRM base è gratuito, le funzioni di vendita si pagano per postazione | A pagamento, a fasce, per postazione | Zero

Tempo di setup | Da qualche giorno a qualche settimana: lo costruisci tu | Ore per partire, settimane per configurarlo bene | Ore | Minuti

Personalizzazione | Totale | Media, dentro i binari del prodotto | Media, molto orientato alla pipeline | Totale ma fragile

Automazioni native | Di base, si estendono con strumenti esterni | Forti, ma le migliori sono nei piani alti | Forti sulla vendita | Nessuna

Sincronizzazione mail | Da costruire | Nativa | Nativa nei piani superiori al base | Nessuna

Quando lo consiglio | Quando il CRM deve stare accanto a progetti e delivery, e il processo è tuo | Quando marketing e vendita devono stare insieme e il team cresce | Quando il processo è vendita pura e vuoi partire domani | Sotto le quindici trattative gestite da una persona

Nota sui prezzi: quelli di Notion li ho verificati direttamente sulla pagina ufficiale ad agosto 2026 (piano gratuito, Plus a 10 dollari per utente al mese, Business a 20). Per HubSpot e Pipedrive i listini cambiano per area geografica, ciclo di fatturazione e componenti aggiuntivi, e le fonti secondarie si contraddicono tra loro: prima di decidere apri le loro pagine ufficiali e guarda il prezzo per il tuo caso. Rivedi comunque questa tabella ogni sei mesi.

La cosa che quasi nessun confronto dice: il costo del CRM non è l'abbonamento. È il numero di componenti aggiuntivi che ti servono per far funzionare le cose che davi per incluse. Su tutte le piattaforme commerciali le funzioni che sembrano di base (automazioni, sincronizzazione mail a doppio senso, preventivi) stanno spesso in un piano più alto o in un modulo a parte. Fai il conto sul pacchetto che ti serve davvero, non sul prezzo di partenza.

Dove perde Notion: la sincronizzazione mail non è nativa e va costruita, e se il tuo processo è vendita pura ad alto volume esistono strumenti nati per quello che ti fanno partire più in fretta. Dove vince: il CRM sta nello stesso posto in cui vivono progetti, clienti e delivery, quindi il passaggio da trattativa vinta a progetto attivo non è una migrazione, è un collegamento.

Quanto costa un CRM per agenzia

Il costo ha tre voci e la prima è quella che quasi tutti dimenticano.

**Il tempo di impostazione.** Scrivere il processo di vendita, definire stati e campi, decidere le regole di aggiornamento. Sono da mezza giornata a due giorni di lavoro di chi vende, e vanno fatti a prescindere dal tool. Se salti questa voce non risparmi: la paghi dopo, quando rifai tutto.

**L'abbonamento.** Per un team commerciale di due o tre persone si va da zero a qualche decina di euro per utente al mese, secondo la piattaforma e il piano.

**La manutenzione.** Un'ora al mese per pulire, chiudere le trattative morte e correggere i campi. Se non la metti a piano, il CRM diventa inaffidabile in un trimestre e da lì nessuno lo guarda più.

Sul confronto tra costo e ritorno di un intervento sui processi, che vale anche qui, abbiamo scritto [quanto costa automatizzare i processi aziendali](/blog/quanto-costa-automatizzare-processi-aziendali).

Come si migra senza perdere lo storico

La migrazione è il punto in cui muoiono più progetti CRM, e quasi sempre per lo stesso motivo: si prova a portare dentro tutto.

Il metodo che funziona è più brutale.

Un consiglio: il giorno in cui parti, inserisci tu le prime dieci trattative davanti al team, a voce alta, spiegando cosa scrivi in ogni campo. Vale più di qualsiasi documentazione. Chi ti guarda capisce il livello di dettaglio atteso, che è l'unica cosa che le istruzioni scritte non riescono a trasmettere.

Perché il CRM smette di essere aggiornato dopo tre mesi

Il calo arriva quasi sempre nello stesso momento e ha sempre la stessa causa: chi compila non riceve niente in cambio.

Se il commerciale aggiorna venti campi e il founder guarda solo il totale della pipeline, l'aggiornamento è un tributo. I tributi si pagano finché qualcuno guarda.

Il modo per invertirlo è restituire qualcosa. La vista "cosa devo fare oggi" costruita sui campi prossima azione e data: chi compila, la mattina dopo apre e trova la sua giornata già organizzata. A quel punto compilare conviene a lui, e smetti di dover ricordare.

L'altro fattore è la riunione. Se la riunione commerciale si fa guardando lo schermo del CRM, il CRM resta vivo. Se si fa a memoria, muore in un mese, qualunque strumento tu abbia comprato.

Quello che ho imparato

**Il campo più utile del nostro CRM è il motivo di perdita, e per mesi non l'ho compilato bene.** Scrivevo "budget" quasi sempre, perché è la cosa che ti dicono. Quando ho iniziato a scrivere la frase esatta del prospect, invece della categoria, è cambiato tutto: dietro allo stesso "budget" c'erano casi diversissimi. Alcuni erano davvero soldi che non c'erano. Altri erano investimenti già fatti quell'anno, che è una questione di tempistica e si ricontatta a gennaio. Altri ancora non erano budget, era che non avevo spiegato il valore. Tre azioni completamente diverse, tutte nascoste sotto la stessa etichetta.

**La seconda cosa: il CRM non serve a ricordare, serve a decidere cosa non fare.** Per un anno l'ho usato come archivio, e un archivio ordinato è inutile. Il momento in cui è diventato utile è quando ho iniziato a usarlo per chiudere trattative che non andavano da nessuna parte. Il numero di record aperti non è un patrimonio: è rumore che ti nasconde i tre nomi su cui dovresti lavorare oggi.

Da dove partire

Se non sai da dove cominciare, non partire dal CRM: parti dal capire dove si perde tempo davvero. Il [Process Score](/efficiency) è gratuito, dura una decina di minuti e ti dice quale area operativa ti costa di più.

Se hai già chiaro che il buco è nella vendita, i nostri [prezzi](/prezzi) sono pubblici e includono anche gli interventi a progetto su una verticale sola.

Fonti

Domande frequenti

Posso usare Notion come CRM o è un compromesso?

È una scelta con dei contro precisi. Ti dà personalizzazione totale e ti mette il CRM accanto a progetti e clienti. Ti chiede in cambio di costruire la sincronizzazione mail e le automazioni, che altrove sono native. Se il tuo processo è vendita pura ad alto volume, non è la scelta più rapida.

Quanto costa impostare un CRM per un'agenzia da dieci persone?

La parte software va da zero a qualche decina di euro per utente al mese. La parte che pesa è l'impostazione: da mezza giornata a due giorni se lo fai internamente. Fatto da fuori, un intervento su una verticale sola sta nell'ordine di poche migliaia di euro.

Ogni quanto va aggiornato lo stato di una trattativa?

Dopo ogni contatto reale, non a calendario. La regola che funziona è che si aggiorna prima di chiudere il computer, il giorno stesso della call.

Come traccio i follow-up senza impazzire?

Con due campi, non con un modulo dedicato: prossima azione e data. La vista filtrata su oggi è la tua lista. Un follow-up che non ha una data non esiste.

Serve integrare il CRM con la mail?

Serve se le trattative vivono in mail lunghe con più persone. Se vivono in call e messaggi, l'integrazione mail è una comodità, non una necessità. Non farne il criterio principale di scelta.

Cosa faccio dello storico su Excel?

Lo esporti, lo archivi e lo linki. Dentro il CRM porti solo le trattative aperte. Lo storico serve tre volte l'anno e non vale il rischio di partire con un database sporco.