Come calcolare la marginalità per cliente in un’agenzia (partendo dalla tariffa oraria)

Passo passo per calcolare il margine reale di ogni cliente di un’agenzia: costo orario, monte ore, budget di erogazione e quando riprezzare. Con esempio numerico.

Un retainer da 2.000 euro al mese sembra un buon cliente finché non scopri che il tuo team ci ha lavorato 70 ore. A quel punto il cliente ti sta pagando meno di 29 euro l’ora, e non hai nemmeno coperto il costo dell’ora di chi ci ha lavorato.

La marginalità per cliente trasforma questa sensazione in un numero. Richiede tre ingredienti che quasi nessuna agenzia ha già pronti: un costo orario onesto, le ore realmente lavorate e un’idea di quanto budget di erogazione ogni contratto “contiene”.

Passo 1: il costo orario reale di ogni persona

Il costo orario non è lo stipendio lordo diviso 160. È il punto di partenza, poi si aggiunge:

  • contributi e oneri a carico dell’azienda;
  • strumenti e licenze per persona;
  • quota di struttura (affitto, amministrazione, commercialista) ripartita per testa;
  • ore non fatturabili: formazione, riunioni interne, ferie, malattie.

    • Se una persona costa 3.000 euro al mese tutto compreso ma ha una saturazione realistica del 70% su lavoro cliente, il suo costo per ora fatturabile non è 3.000/160. È 3.000 diviso circa 112 ore: quasi il 40% in più. È l’errore più comune: sottostimare il costo orario e scoprire a fine anno che i margini “calcolati” non esistevano.

    Passo 2: le ore reali, registrate

    Senza time tracking, la marginalità è una favola. Serve che ogni ora sia associata a un cliente e a un tipo di attività. Due dati. Se chiedi di più, il team smette di compilare. Registrare le ore deve costare meno di due minuti al giorno a persona; altrimenti va semplificato il sistema, non convinto il team.

    Passo 3: il margine per cliente

    Margine = canone mensile − (ore lavorate × costo orario di chi le ha fatte)

    Esempio ipotetico, a scopo illustrativo:

    Cliente Canone Ore Costo medio/ora Costo Margine

    A 2.000 € 40 30 € 1.200 € 800 € (40%)

    B 2.000 € 70 30 € 2.100 € −100 € (−5%)

    C 1.200 € 20 30 € 600 € 600 € (50%)

    A parità di canone, A e B sembrano la stessa cosa. Non lo sono. E il cliente più piccolo, C, è quello che rende di più per ora spesa.

    Passo 4: il budget di erogazione

    Qui il calcolo passa da retrospettivo a preventivo. Quando firmi un contratto decidi quanto margine vuoi tenere e quanto resta per erogare il servizio. Se su un retainer vuoi il 33% di margine, un canone da 1.500 euro significa 1.000 euro di budget di erogazione. Diviso per il costo orario medio, ottieni il monte ore massimo per quel cliente.

    Quel monte ore va scritto nel progetto, visibile al team e controllato a metà mese. È la differenza fra “ci abbiamo lavorato tanto” e “siamo all’80% delle ore previste a metà periodo, dobbiamo parlare con il cliente”. In Nest usiamo lo stesso schema sulla nostra operatività e quando lo costruiamo per i clienti con Nest Core: tariffe orarie per persona, monte ore per progetto, stima mese per mese del consumo.

    Passo 5: cosa fai quando un cliente è sotto soglia

  • Ridefinire lo scope per riportare il monte ore in linea con il canone.
  • Riprezzare al rinnovo, con i numeri in mano. È più facile dire “ti servono 60 ore e il canone le copre a malapena” che “voglio di più”.
  • Spostare il lavoro su chi costa meno per le attività che non richiedono il profilo senior.
  • Automatizzare la parte ripetitiva, se esiste.
  • Salutare il cliente, solo se le prime quattro non bastano.

    • Arrivi a queste conversazioni con un numero, non con un disagio.

    Aggiornamento: mensile per la marginalità, settimanale per le ore consumate. Link a: articolo 1 (5 numeri) e articolo 3 (Notion).

    Fai il [Process Score](/efficiency) per vedere dove i processi pesano sul margine. Leggi anche [i 5 numeri da guardare ogni settimana](/blog/controllo-di-gestione-agenzie-numeri-settimanali).